保持简单的系统

   1. 在微软使用的报销系统是一个Excel+B/S的平台，在IBM使用的是一个类似的1-2-3（Lotus的Office套件smartsuit 中对应Excel的产品）+B/S的平台（我在IBM的Lotus部门（莲花软件中国有限公司上海办事处）工作，那时候虽然已经合并了，但还是不同的地方办公，Lotus上海在香港广场，IBM上海在边上的瑞安广场）。在微软的内部网上有一个专门的B/S报销系统，第一个功能就是下载各个国家的Excel 报销模版，第二个功能就是提交报销的Excel文件，然后系统会从Excel文件中读取出各条报销单据，核对无误submit给流程的下一关。在国内我看到很多的ISV开发的报销系统都是纯的B/S架构，包括我在SUN工作时使用的内部报销系统。看起来纯的B/S架构不需要在客户端安装软件，大大方便了系统维护，但在实际的场景下非常不实用。在绝大多数企业里，使用报销系统最多的是销售人员，因为他们为了业务要经常出差。本来就忙得四脚朝天的sales，结果还必须抽出大段的时间在线填写一张张的发票，每张发票还要在各个字段间点很多次Click，非常地麻烦，结果sales大多抵制这种系统，简单的反馈就是不好用。通过使用Excel模版，这些问题都不存在了，我就经常在酒店或家里趁有空的时间，一边拿着发票，一边对着Outlook Calendar，填写每张发票。
   2. 微软的Excel报销模版还是很有讲究的。通常国内ISV开发的报销系统都是一个独立的系统，顶多很财务系统连接起来，帮助财务人员无须二次输入，虽然一定程度上提高了操作效率，但从管理的角度来说，获得的价值不大。让我们看看微软是如何将报销系统和管理紧紧结合起来的吧。每个新人一进入微软，就会获得一个唯一的域帐号和唯一的一个SAP I/O号。微软全球是利用AD（Active Directory）来做目录管理，而且在AD中架设了全公司的组织架构，而全球的财务系统使用的是SAP。每个人在下载了报销Excel模版后，通常做的第一件事，就是在右上角的相应位子填写自己的域帐号和SAP I/O，这样每次报销审批通过后，个人的所有花费都会记入自己的I/O中。Excel模版分上下两个部分，上部主要是通常的一些开销，如Taxi交通、酒店、手机通讯等，下部是各种娱乐费用（如请客吃饭、娱乐、礼品、活动等），每种开销都用预先规定的数字代码表明了其类别。这样，报销的纪录进入SAP后，就会以周的频率被ETL到一个数据仓库，建立于其上的BI分析就可以针对组织机构、地域、费用类型、时间等各种维度类来做费用分析，同时结合年初的预算分解和year to day的销售、利润监控，完美地监控管理费用。
   3. 通常国内的ISV开发报销系统，有很大的精力花在了流程控制上：如流程要定义的如何灵活，可以逐级回退、可以增加环节、可以串行和并行，甚至有要求在某个节点可以人为地自由选择下个节点；在费用多少的情况下，流转到一级经理，超过多少必须流转到哪个级别的经理；还有的在正常的报销流程上人为地增加控制节点，以实现所谓的管理目的，如必须填写了出差报告，才可以拿到报销的钱等；老板很忙，耽误了审批，还要求系统能提供提醒的功能，发催促的邮件；为了帮助各级经理掌控预算的使用，还必须单独准备一个预算的表，每次报销后，将报销数扣除，每次经理审批时要提供截至到当时的剩余预算，如果不够，必须启动一个增加预算的新流程；针对不同的客户，可能是不同的报销流程，甚至报销的金额，也可能有现金、特价产品、免费产品、物损、票损等多种模式，必然又带来各种流程，流转到不同的节点。凡此种种，把一个报销系统搞得无比的复杂。为什么要搞那么复杂呢？回答往往是客户的各级管理部门要体现他们的权利和管理职责，结果一个单纯的IT系统也不可避免地引入了公司政治，结果权利的调整必然影响流程的改变，开发商疲于奔命地修改系统，操作人员不断地抱怨系统不好用。而且即使在如此复杂的流程下，还有很多管理的场景无法应付：如目前预算够批准当前的报销，同意报销后却发现下两张报销更重要，但此时预算已经不够了；报销金额大到必须高层经理审批，那么高层经理是否根据流程中提交的信息就可以决策了呢？如果不够是打电话给谁来询问补充信息，还是回退流程让补充信息呢？如果回退又要花多少时间呢？赶得上市场变化吗；一个销售总监管理华北、华东、华南三个team，华东业绩特别好，可是促销费用也用的快，本次已经超预算了，要同意审批必须增加预算，可是此时可能华北、华南的预算还有剩余；还有比如在地区这个层次上没有超过预算，可以在该产品线上已经超了，是拒绝同意还是挪到其他产品线的预算上呢？如果挪到其他产品线，未来按单品考核时业绩时如何计算呢？如果不挪，重新申请增加该产品预算，时间上又来的级吗？如果都增加预算，会不会总预算超出很多呢？如果不想超出很多，又应该同意哪个申请，否决哪个申请呢？一系列让人头痛的问题层出不穷。在微软，报销流程是非常简单的，绝大多数情况下，只需要一层审批，即你直属的领导，因为也只有他对情况最熟悉，因为每个星期都要做Business Review，周一上午，销售report给地区经理，下午，地区经理report给中国区经理，第二天一大清早中国区report给美国总部，相当于美国的第一天晚上七八点钟。有人不禁会问，这样是不是一线经理的权限太大，会不会出事。其实完全无须担心，前面说过，微软的BI系统会以周的频率更新费用、销售等数据，各级经理和finance controller会时刻监控预算比对、销售额比对、时间比对、利润比对、部门比对、渠道比对、客户比对、产品包装比对、区域比对，从各种角度切片、钻取分析，一旦发现问题，各种决策指令就会发出，不如财务会每周发给各级经理截至当前的本年、本月各种费用、销售额、利润分析多维透视表，还有排名，任何危险的苗头都会被及时预警，同时又从大局上提供了全局的视野，为科学的决策提供了数据。

通过以上介绍，可以看出在微软，虽然是一个简单的报销系统（甚至比绝大多数的国内系统简单），却通过域帐号、SAP I/O、费用类型等细节和统一的组织架构、财务科目、销售系统、BI系统从逻辑上连成了一个整体，配合上周期化的review制度、内部控制流程，将一个年销售近400亿美金，员工近6万人的跨国企业管理得即精细，又快速应对市场变化，保持了很强的市场竞争力。